Enligt Vårdhandboken definieras en avvikelse som "något som avviker från normal rutin, tar tid och/eller kostar pengar att rätta till, oavsett om det handlar om misstag, situationer som lett till eller kunnat leda till skada, felaktigheter, merarbete eller tidsspillan."

Avvikelser kan t.ex. gälla felbehandling, bristande journalföring eller klagomål från patienter/anhöriga eller andra vårdgivare.

Enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) är personal inom hälso- och sjukvård är skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls, vilket bland annat innebär att man ska rapportera upptäckta avvikelser.

Enligt patientsäkerhetslagen ska medarbetare även ta del av erfarenheter från rapporterade avvikelser i verksamheten.

Verksamheten har i sin tur skyldighet att anmäla allvarliga händelser till nationella myndigheter, vanligtvis IVO (Inspektionen för vård och omsorg).

Medarbetare anmäler upptäckta avvikelser till Knodd via ett formulär som skickas via säker överföring till Prorenata. Ärendet handläggs sedan av vårdkoordinator, som tilldelar ärendet till verksamhetschef, sjuksköterskechef eller annan ansvarig.